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Cómo hacer facturas en inglés usando Excel y Software CRMs

Normalmente, cuando trabajamos con clientes de otros países, las facturas deberían estar en nuestro y si el cliente lo requiere en el suyo. En caso de que nuestro cliente requiera una factura en ingles, estos son los pasos que debes seguir.

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Cómo hacer facturas en inglés usando Excel y Software CRMs
Imagen por @leopoldo14

¿Es necesario emitir facturas en inglés?
Esta pregunta parece estar mal planteada. Pues bien, ¿esto no es sobre cómo hacer facturas en inglés?
Sí, es cierto, se trata de cómo hacer facturas en inglés, pero aun así creemos que la pregunta es oportuna. ¿Por qué? Muy sencillo: hay programas de facturación como los CRM que permiten hacer facturas en otros idiomas, incluso en inglés, con un solo clic.

Si el tema de los software CRMs te interesa, en la web mascrm.info puedes encontrar tutoriales sobre el uso y manejo de un programa CRM.

¿Tienes algún cliente en Suiza? Pues le mandas la factura en alemán y ya está, tan contento. ¿Qué el cliente está en Alemania? Pues sorpréndelo con una factura en ese jeroglífico lingüístico. Y así con otros idiomas: Ruso, italiano, sueco, danés, etc.

¿A qué se debe entonces la preocupación? ¿Por qué seguir leyendo si ya ha encontrado la solución?

Bueno, en este punto contestaremos a la última pregunta (si has llegado hasta aquí, claro): todavía hay amantes de las manualidades, del documento de Word y de la hoja de Excel, y hay que respetar esos gustos.

De modo que empecemos por recordar algo obvio, por si todavía no has hecho clic en ese botón azul: hay algunos datos que una factura debe incluir siempre para que se considere un documento legal. Y esto también ocurre con las facturas en inglés.

Así que si vas a crear tu plantilla de facturas en inglés, no olvides incluir los siguientes puntos:

  • Título factura: Para que una factura tenga validez debe llevar el título identificativo de la misma, en este caso, la traducción es Invoice
  • Información de tu empresa: Incluye todos tus datos, razón social, dirección y número de IVA (VAT number) si eres operador europeo
  • Información de tu cliente: Razón social, dirección y número de IVA
  • Número de factura: Como siempre, el número de factura debe ser correlativo. Para introducirlo en tu plantilla, utiliza la traducción Invoice Number
  • Fecha de factura: Invoice date
  • Condiciones de pago y fecha de vencimiento: De cara a posibles impagos, introduce la fecha límite para el pago de la factura – Due Date – y la forma de pago: Terms of payment
  • Listado de productos/servicios: Realiza el desglose de los bienes vendidos con su nombre, descripción, cantidad, unidad, precio unitario y total – name, description, quantity, unit, price y total
  • Desglose de totales: Por último, finaliza tu plantilla con el total neto – total without VAT, importe y porcentaje de IVA – VAT amount %, y el total de la factura: Total Due

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Cómo saber si el trabajo como autónomo adecuado para ti

El trabajo como autónomo no es para todos ¿pero como saber si es para ti? En el siguiente artículos te mostramos las claves de ello

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Cómo saber si el trabajo como autónomo adecuado para ti
Image by Robin Higgins from Pixabay

Trabajar como contratista independiente o por proyectos te da más control sobre tu propio horario, pero es muy diferente del empleo tradicional. Para saber si el trabajo flexible es adecuado para ti, hazte las siguientes preguntas:

¿Tienes las aptitudes adecuadas?

Para algunos trabajos con horario fijo, no necesitarás ninguna credencial específica. Para otros trabajos, necesitarás una formación especializada y posiblemente una certificación o una licencia. Investiga lo que necesitas para empezar: habilidades, educación, herramientas, suministros, clientes, inversión y tecnología.

¿Serás un empleado o un contratista?

La clasificación de tu empleo dependerá del empleador o del cliente para el que trabajes, del tipo de trabajo que realices y de cómo quieras manejar tus finanzas.

Por ejemplo, si trabajas en proyectos puntuales, la organización que te contrata puede pagarte una tarifa por hora o por proyecto.

Si trabajas como contratista autónomo, serás responsable de facturar a la organización por tu tiempo y de pagar los impuestos laborales.

Esta es la diferencia entre empleados y contratistas independientes.

¿Cuánto vas a ganar?

Uno de los retos de trabajar en un empleo (o dos) es que puedes  establecer tu propio horario, pero surge la duda, y de seguro deseas averiguar cuánto ganarás. 

Si necesitas un flujo de ingresos constante, considera qué ingresos necesitarás y cómo puedes ganarlos por hora o por proyecto. Prepárate para negociar las tarifas de los trabajos autónomos.

¿Cómo conseguirás trabajo?

Dependiendo de tus circunstancias personales, es posible que necesites encontrar un flujo de trabajo estable en lugar de un solo empleo en el que puedas trabajar cuando quieras.

¿Cuáles son los mejores lugares para encontrarlos?

Además de utilizar los principales sitios de empleo como Indeed y Monster, consulta sitios web como Upwork y FlexJobs que se centran en opciones de trabajo autónomo y flexible. Craigslist y TaskRabbit son otras fuentes de empleo basado en proyectos y tareas.

Si conoces una empresa en la que te gustaría trabajar, consulta su sitio web para ver si hay ofertas de empleo y una solicitud en línea.

No olvides aprovechar tus contactos personales y profesionales. Una de las mejores maneras de empezar a trabajar por cuenta propia o de encontrar un empleo es comunicar a tus contactos que vas a salir por tu cuenta.

¿Puedes gestionar tu propio tiempo?

Tanto si trabajas como autónomo como si lo haces como empleado con un horario flexible, hacer tu propio horario requiere habilidades de gestión del tiempo y mucha motivación.

Sé sincero contigo mismo sobre si serás capaz de hacer las cosas sin un jefe pendiente de ti (o, al menos, controlándote regularmente)

Aquí te mostramos las opciones más comunes para trabajar de forma autónoma o independiente que están siendo más remuneradas en la actualidad. 

Redactor/ corrector de textos

¿Tienes habilidades gramaticales de primera y ojos de águila? Las empresas que producen contenidos para la web y para la prensa utilizan editores y correctores de textos. 

Abundan los trabajos autónomos y a tiempo parcial, aunque es posible que tengas que pasar una prueba de corrección de textos para que te contraten.

En relación a  esto PayScale informa que los editores de textos ganan un salario medio anual de 49.435 dólares, mientras que los correctores ganan un salario medio anual de 46.209 dólares.

Desarrollador web/de aplicaciones

Hay demasiadas oportunidades para contar para los desarrolladores web y de aplicaciones. Es un campo profesional de gran crecimiento para las personas que saben cómo construir sitios web y aplicaciones. Encontrarás muchos puestos de trabajo autónomos disponibles.

Salario: Según Glassdoor, los desarrolladores web ganan un salario medio anual de 68.524 dólares, mientras que los desarrolladores de aplicaciones ganan un salario medio anual de 70.163 dólares.

Transcriptor

La mayoría de los puestos de transcriptor son para trabajar desde casa, siempre que puedas cumplir los plazos, puedes trabajar lo poco o lo mucho que quieras. Algunos transcriptores se especializan en la transcripción médica o jurídica.

Glassdoor informa que los transcriptores ganan un salario medio anual de 23.602,28 dólares

Consultor de medios sociales

¿Estás pegado a tu casa y te conectas constantemente en las redes sociales? Puedes poner en práctica esas habilidades y cobrar por ayudar a las empresas con sus plataformas sociales.

Según, los consultores de medios sociales ganan un salario medio anual de 50.473,20 dólares

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¿Cuáles son los Trabajos más comunes de los autónomos en España?

Si estas pensando en dedicarte al trabajo como autónomos, el área de servicios profesionales es la que mejor se ha visto favorecida

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Cuáles son los Trabajos más comunes de los autónomos en España
Photo: Shutterstock

Centrándonos en las últimas estadísticas de finales de 2018, se observa que la mayoría de los autónomos (73,2%) se dedican al sector servicios y que la industria es el sector menos empleado por los autónomos (4,4%). ).

Estas cifras no han variado en la actualidad, más aún con el impacto que ha tenido el confinamiento del 2020, que han afectado en gran manera al trabajador autónomo.

Desglosado por sectores, los autónomos en España son tratados de la siguiente manera:

  • Agricultura: 11,5%.
  • Industria: 4,4%.
  • Construcción: 10,9%.
  • Servicios: 73,2%.

Esta división del empleo por sectores se mantiene prácticamente inalterada cuando observamos el panorama general. Sin embargo, las piezas han cambiado, especialmente en el sector de la construcción.

La crisis ha golpeado con especial dureza a estos autónomos, que en 2018 cayeron un tercio respecto a 2008 (de 304.000 a 210.000). En porcentaje, en 2008, el 14,2% se dedicó a la construcción.

El sector más beneficiado fue el de los servicios: en 2008 representaban el 66,3% de los autónomos, siete puntos menos que en 2018.

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Plantillas de facturas para autónomos

Se puede simplificar el proceso de facturación con la ayuda de estas plantillas de facturas profesionales que además incluyen todos los requisitos legales.

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Plantillas de facturas para autónomos
Photo: Shutterstock

¿Estas obligado a emitir facturas por cada acción de compra venta de bienes o servicios? Pues nada mejor que tener a mano un set de plantillas de facturas.

Como autónomo, está obligado a emitir facturas por sus operaciones de venta y su trabajo.

A través de esta publicación tienes a tu disposición un conjunto de plantillas de facturas profesionales que cumplen con la normativa de facturación de Hacienda.

Con las plantillas dispuestas en un software de facturación, no es necesario que comiences de cero todos los días si quieres emitir una factura.

El modelo de factura viene con todo listo para que no tengas que preocuparte por pensar qué va aquí o a qué va en la factura, y además con la posibilidad de diseñarla para crear un mayor efecto comercial en tus clientes.

¿Qué es un modelo de factura?

Es un documento utilizado para preparar otros documentos del mismo tipo (en este caso, facturas). En consecuencia, el uso de plantillas te permite reducir el trabajo de preparación de las facturas, ya que no necesitas reconfigurar el documento cada vez que tengas que modificar los datos con cada emisión de facturas.

Esta es una forma de ahorrar tiempo y energía. Puede utilizar desde programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo hasta programas de facturación y gestión de clientes como un CRM.

Word y Excel sobre las plantillas de facturas

Cómo bien sabes, Microsoft Word es el procesador de textos que habitualmente utilizamos cuando queremos redactar un documento. Probablemente sea la opción más recurrida para cualquier tipo de redacción.

Sin embargo, cuando se trata de facturar, sólo unos pocos conocen que se pueden utilizar para realizar facturas a través de plantillas. Sin embargo, hay limitaciones a tener en cuenta:

  • No se pueden almacenar datos.
  • Tienes que generar manualmente un cliente, un número de factura, un producto y su precio, etc.
  • Debes repetir el proceso cada vez que empieces a crear una factura.

Con respecto al Excel, se trata de un programa común que todo el mundo conoce y maneja a nivel de administrador. No sólo se trata de introducir un par de números en un campo, sino que también se pueden emitir facturas.

Al igual que Word, Excel tiene plantillas. Este programa puede parecer más práctico que el primero, pero también tiene sus desventajas:

  • No es tan sencillo como Word.
  • Es necesario tener conocimientos previos sobre el uso de Excel.
  • La numeración de las facturas no es tan fácil de incluir como en otros programas.
  • No permite grandes diseños.

Programas de facturación para autónomos vs. plantillas

Como trabajador autónomo y como emprendedor, resulta conveniente disponer de un programa de facturación donde se incorporen plantillas de facturas profesionales en lugar de plantillas de Word o Excel. Este proceso resulta más rápido y automatizado.

Revisa las opciones que tenemos para ti en MASCRM.INFO.

Las ventajas de utilizar un programa de facturación

  • Numeración automática. Ni siquiera tendrás que preocuparte de comprobar qué número de factura tienes a cada instante, ya que se crea de forma automática. Los números serán siempre correlativos, con lo que no habrá saltos; algo que puede ocurrirte con las plantillas de Word y Excel.
  • Puedes diseñar tu factura. En un programa de facturación es posible incluir un logotipo, además de otros elementos de diseño, en lugar de las aburridas celdas de Excel.
  • La legislación y los impuestos tampoco deben preocuparte tanto. Los programas para crear facturas suelen estar al día en cuestiones legales y fiscales. Su utilización te evita tener que ser un experto.
  • Te permite organizar mejor tus documentos y tenerlos en el mismo sitio.

Consejos para utilizar las plantillas de facturas

Para un uso eficiente de las plantillas de facturas, hacemos las siguientes recomendaciones:

  • Actualiza el número de facturas con el fin de que no existan interrupciones en la numeración. De no hacerlo, podrías tener problemas con Hacienda. Y eso nunca es bueno.
  • Cuando diseñes tu propia factura con una plantilla, piensa primero en cómo quieres que sea. Entonces, haz un pequeño borrador.
  • La organización es clave. Procura nombrar todos tus archivos como notas de crédito o presupuestos de la misma manera (por ejemplo, nota de crédito-factura01/05/2014) y organízalos en diferentes carpetas. De este modo te será más fácil encontrarlos.
  • Verifica, revisa y comprueba. Nunca sabes si los datos que has introducido están completos y si falta algo. Así que revisa, comprueba y verifica.

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