Cómo hacer facturas con Excel

Cómo hacer facturas con Excel

Utilizando una plantilla puedes hacer facturas con Excel.
Siendo trabajador autónomo estás en el deber de emitir facturas y al hacerlo, tendrás que ser rápido, entregando un documento que exprese de forma sencilla y clara el importe facturado; porque a más facturas, más ingresos.

Lo primero de todo sería descargar el modelo de factura para Excel del programa de facturación, en caso de que no tengas uno. Por lo general, el programa Office incluye una selección de archivos de plantillas de todo tipo de documentos.

Pero si ya dispones de un modelo o plantilla, necesitarás crear un nuevo Libro de Cálculo para hacer las facturas con Excel. Al hacerlo, Excel debe permitirte entrar en el catálogo de plantillas que dispone. Al hacerlo, selecciona Facturas y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

Una vez que la hayas seleccionado, tendrás un modelo de factura con algunos datos como ejemplo. Sólo tienes que modificarlos según sean tus datos y los de tu cliente.

Hacer facturas en Excel desde una hoja de cálculo en blanco

También es posible realizar las facturas de forma manual. Aunque no es aconsejable, debido a que debes modificar cada uno de los campos del documento de facturación una vez que lo hayas hecho.

En primer lugar debemos elegir el formato con el que vamos a trabajar, aunque normalmente es A4. A continuación se hace una cabecera con el título de la factura.

Para realizar facturas en Excel organiza y rellena los campos requeridos que tiene que tener tu factura:

  • Fecha de la factura
  • Número de factura: Debe ser siempre correlativo, es decir, no puede haber saltos en los números de la factura.
  • Tus datos como emisor: Nombre y apellidos o razón social de la empresa, NIF y domicilio fiscal.
  • Datos del destinatario o cliente: Nombre y apellidos o razón social del cliente, NIF y domicilio fiscal.
  • Descripción de los productos con su precio y porcentaje del IVA que se les aplica.
  • Total de la factura, incluyendo el total neto, el importe del IVA y el total bruto.

Esta forma de hacer las facturas supone más trabajo en comparación con el uso de plantillas y mucho más que si se trabajase con un software de creación de facturas.

Desventajas de hacer facturas en Excel frente a un programa de facturación

El Excel, aunque a primera vista lo parezca, es un programa completo que no se limita solo a rellenar celdas. El programa trabaja mediante un sistema de fórmulas que debes conocer antes de empezar a utilizarlo.

  • Requiere conocimientos previos si quieres que la creación de facturas sea lo más automatizada posible.
  • Los programas de facturación suelen ser más intuitivos
  • Sólo requieren completar campos como cliente o producto de una lista ya creada.
  • Las plantillas tienen diseños limitados.
  • Es difícil añadir elementos estéticos como el logotipo o una nota personalizada para el cliente.
  • Menos libertad de diseño y personalización que con los programas de facturación.
  • Los programas de facturación suelen estar actualizados con la legislación vigente,
  • Al trabajar con hojas de cálculo, usted es responsable de estar al tanto de los cambios en la Ley a la hora de emitir sus facturas.
  • Si automatizas la numeración de las facturas en Excel, será muy difícil cambiar el número de facturas si lo necesitas.

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